Analisis Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Administrasi Di Kantor Desa Tarangan

Jumiati Jumiati; Catarina Cori

doi:10.62504/scientiva66

Penulis

Jumiati Jumiati Universitas Terbuka Penulis
Catarina Cori Universitas Terbuka Penulis

DOI:

https://doi.org/10.62504/scientiva66

Kata Kunci:

pengelolaan arsip, pelayanan administrasi, pemerintahan desa, kualitas pelayanan

Abstrak

Pengelolaan arsip merupakan salah satu unsur penting dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan desa. Arsip berfungsi sebagai sumber informasi, bukti kegiatan pemerintahan, serta bahan pendukung dalam proses pengambilan keputusan dan pelayanan kepada masyarakat. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip, mengidentifikasi kendala yang dihadapi serta upaya mengatasinya, serta menjelaskan peran pengelolaan arsip dalam mendukung kualitas pelayanan administrasi di Kantor Desa Tarangan. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif. Data primer diperoleh melalui wawancara dengan tiga informan, yaitu Kepala Desa Tarangan, Sekretaris Desa, dan perangkat desa yang bertugas dalam administrasi. Data sekunder diperoleh melalui peraturan perundang-undangan, artikel jurnal, dan literatur yang relevan dengan pengelolaan arsip dan pelayanan publik. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Kantor Desa Tarangan dilakukan melalui penerimaan dan pengumpulan dokumen, pencatatan, pengelompokan berdasarkan jenis dan kebutuhan administrasi, serta penyimpanan dokumen. Jenis arsip yang dikelola meliputi surat masuk, surat keluar, dokumen kependudukan, surat keterangan, dan dokumen pemerintahan desa lainnya. Namun, pengelolaan arsip masih menghadapi kendala berupa keterbatasan ruang penyimpanan dan penataan dokumen yang belum sepenuhnya sistematis sehingga pencarian beberapa dokumen membutuhkan waktu lebih lama. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut meliputi penataan ulang berkas secara berkala, penambahan sarana tempat penyimpanan, serta peningkatan pemahaman aparatur desa. Pengelolaan arsip yang tertib berpotensi mendukung pelayanan administrasi melalui kemudahan penelusuran informasi, ketersediaan dokumen, ketepatan administrasi, dan pertanggungjawaban pemerintahan desa. Penelitian ini menyimpulkan bahwa pengelolaan arsip perlu terus ditingkatkan melalui penataan yang lebih sistematis, pemeliharaan dokumen, penguatan kemampuan aparatur desa, serta pemanfaatan pencatatan digital secara bertahap.

Unduhan

Data unduhan tidak tersedia.

Referensi

Anisykurlillah, I., Ridloah, S., & Sari, S. N. (2024). Penguatan manajemen arsip desa Majegan untuk mendukung pelayanan prima. Madaniya, 5(3), 1142–1150. https://doi.org/10.53696/27214834.896

Centia, S., Zainuddin, Z. I., & Adinda, J. Q. (2024). Analisis pengelolaan arsip di Desa Cipacing Kecamatan Jatinangor Kabupaten Sumedang tahun 2024. Responsive: Jurnal Pemikiran dan Penelitian Administrasi, Sosial, Humaniora dan Kebijakan Publik, 7(2), 76–85. https://doi.org/10.24198/responsive.v7i2.56359

Dwiyanti, A. A. R. (2023). Efektifitas kearsipan dalam meningkatkan pelayanan administrasi di Desa Bulu-Bulu Kecamatan Tonra Kabupaten Bone. PUBLIKA: Jurnal Ilmu Administrasi Publik, 9(1 ), 59–68. https://doi.org/10.25299/jiap.2023.vol9(1).12425

Fitriani, N., & Suwitri, S. (2022). Akuntabilitas dan transparansi pelayanan publik dalam pengelolaan administrasi desa. Jurnal Ilmu Pemerintahan dan Kebijakan Publik, 9(2), 115–128. https://doi.org/10.18196/jgp.v9i2.14210

Handayani, S., & Rahmawati, A. (2021 ). Peran digitalisasi kearsipan dalam meningkatkan kualitas tata kelola administrasi pemerintahan desa. Jurnal Administrasi Publik dan Tata Kelola, 4(1 ), 45–58. https://doi.org/10.31506/japtk.v4i1.10221

Kristiani, M., & Wibowo, A. (2023). Analisis tata kelola arsip dinamis dan tantangan infrastruktur di tingkat pemerintahan lokal. Jurnal Kearsipan Indonesia, 8(2), 89–102. https://doi.org/10.22146/jki.v8i2.78341

Mulyadi, R. (2020). Manajemen Kearsipan Modern di Pemerintahan Daerah dan Desa. Jakarta: Rajawali Pers.

Pratama, I. G., & Sugiarto, B. (2024). Evaluasi kendala fisik dan kompetensi sumber daya manusia dalam pengelolaan arsip dinamis desa. Jurnal Tata Kelola Pemerintahan, 11 (1 ), 33–47. https://doi.org/10.24198/jtgp.v11i1.62109

Rejeki, D. S., Agustine, M., Aminudin, A., Abinowi, E., & Saputry, H. (2024). Analisis sistem kearsipan dalam menunjang kinerja aparatur desa. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 10(1 ), 1 –12. https://doi.org/10.14710/lenpust.v10i1.52871

Republik Indonesia. (2009a). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112.

Republik Indonesia. (2009b). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152.

Republik Indonesia. (2015). Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 84 Tahun 2015 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa.

Republik Indonesia. (2021 ). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.

Sari, D. P., & Utomo, K. H. (2022). Strategi pengembangan kapasitas aparatur desa dalam pengelolaan tata naskah dinas dan kearsipan. Jurnal Governance & Public Policy, 9(3), 201 –214. https://doi.org/10.18196/jgpp.v9i3.15302

Widjaja, H. (2021 ). Otonomi Desa dan Administrasi Pemerintahan Desa. Bandung: Fokusmedia.